Vous détestez assister à des réunions interminables qui sont au final peu productives lorsqu’on réalise les comptes à l’arrivée ? Les causes à cela peuvent être multiples : équipement installé trop ancien et peu adapté, aménagement de l’espace pas vraiment optimal, fréquence des réunions trop élevée… Dans cet article, on va surtout se concentrer sur la salle de réunion en elle-même en vous présentant les principaux éléments à ne pas mettre de côté.
L’importance de l’équipement technologique
À l’ère du numérique dans laquelle nous sommes, une salle de réunion moderne se doit d’être suffisamment équipée. Pas besoin ici d’opter pour les dernières technologies, mais il y a un minimum à avoir. C’est-à-dire :
- Un système de visioconférence performant (utile pour encourager le télétravail).
- Un écran de projection de bonne qualité pour les présentations.
- Une connexion internet décente afin d’assurer le partage des contenus visualisés sur les appareils connectés (tablettes, ordinateurs portables…).
Si vous avez besoin de conseils à ce sujet, le site id2son.fr nous semble intéressant. Ils proposent notamment des écrans interactifs et des solutions de partage d’écran afin de rendre vos réunions plus attractives !
Le confort apporté aux différents participants
À moins que vous n’ayez opté pour un modèle 100% basé sur le télétravail, on imagine que vos salles de réunion accueillent plus d’un participant. Et si vous souhaitez que tout le monde se sente à l’aise, il va falloir accorder une certaine attention au confort. Cela passe entre autres par des chaises confortables (sans forcément qu’elles soient “ergonomiques” ou encore un éclairage adéquat qui ne fatigue pas la vue. Pensez également à la température ambiante qui ne doit pas être trop chaude au risque de voir vos collaborateurs s’endormir.
Enfin, n’oubliez pas qu’un bon aménagement favorise la communication et la collaboration entre les participants. N’hésitez donc pas à changer la disposition des tables ou des chaises de temps en temps pour savoir ce qui vous correspond le mieux.
La flexibilité de la salle de réunion
Nous avons parlé précédemment de la disposition des chaises et des tables qui devrait pouvoir être modifiée. Rappelons qu’une salle de réunion peut aussi être utilisée pour des séances de brainstorming, des formations, voire même des évènements de team building. C’est pourquoi il pourrait être intéressant d’opter pour des meubles modulables et des équipements facilement réarrangeables pour une meilleure flexibilité. Bien sûr, tout ceci doit être pensé en amont et cela a un coût. Mais l’investissement peut en valoir la chandelle si cela conduit à une productivité améliorée !
